Event Coordinator Registration Competition Services Coordonnateurcoordonnatrice dvnements Inscriptions et services aux comptitions

JOB POSTING

Event Coordinator Registration & Competition Services

Who We Are.

A notforprofit organization Skate Canada is the oldest and largest figure skating organization in the world and is recognized by the Government of Canada and the Canadian Olympic Committee (COC) as the governing body for the sport of figure skating in Canada. Skate Canada is committed to attracting developing and engaging a diverse workforce that reflects the community we serve.

Our People Shape Our Success.

At Skate Canada were not just about skatingwere about creating a vibrant inclusive community where everyone feels like they belong and are empowered to thrive. As an equal opportunity employer we celebrate diversity and warmly invite all qualified applicants to join our journey.

Position Overview.

Reporting to the Event Transportation & Accommodation Lead the Event Coordinator Registration & Competition Services will be responsible for the event registration program and activities for all Skate Canada events hosted annually. They will support the Skater Coach Officials and Volunteer registration and accreditation production as well as various other aspects of event delivery for these events including crosstraining to cover responsibilities of other event team members. In addition they will provide coordination and assistance in the development of training materials associated with the use and maintenance of scoring systems used at events.

Location.

This position will be located in the office of Skate Canada in Ottawa ON atSt. Laurent Boulevard. We offer a hybrid work model with a requirement of working at least three days in the office per week.

Key Responsibilities.

Execute event registration for Skate Canada events including participant registration accreditation and planned programs for domestic and international events.

Manage the online registration system for all Skate Canada hosted international and domestic events.

Execute the collection and reconciliation of entry fees for Skate Canada domestic and international events while collaborating with the Finance Department.

Act as the primary contact with international federations Skate Canada sections and registrants regarding registration and event information timelines and processes for Skate Canada hosted events.

Manage event inboxes including responding to event specific inquiries tracking and organizing of inboxes and folders and triage to pass along as needed.

Execute the event communication planning for all eventrelated information including writing reviewing and editing registration processes announcements and information packages including preevent information to all participants.

For Skate Canada hosted international events execute the official invitations travel and accommodation planning process.

For Skate Canada Domestic events provide support to the HighPerformance Department for the officials invitations travel and accommodation.

Prepare registration and accreditation postevent summary.

Coordinates and assists in the development and delivery of Skate Canadas Data Specialist training programs. This includes but is not limited to the creation and revision of resource and education materials that support the use of Skate Canada approved scoring systems.

Coordinates and assists in the development and maintenance of certification requirements for Data Specialists.

Coordinates and assists in the development of communications related to the training and certification of Data Specialists.

Assists Skate Canada Sections in matters related to Data Specialist development and certification.

Coordinates and assists with the assignment of Data Specialists to National events.

Execute event registration for Skate Canada events including participant registration accreditation and planned programs for domestic and international events.

Manage the online registration system for all Skate Canada hosted international and domestic events.

Assist in all aspects of planning and specifically related to venue services including room set up internet signage event furniture & decor and Skate Canada event equipment & inventory.

Other duties as assigned by Manager and/or Senior Director Events and Production Services in Events.

Qualifications Experience and Key Skills

A background in figure skating or in depth knowledge of the sport is highly recommended.

PostSecondary diploma in Administration Marketing Sport Management Business or similar educational background.

Advanced MS Office Skills (Outlook Word Excel and PowerPoint).

Experience working with a video editing software such as Clipchamp or similar.

Excellent organization skills with the ability to work accurately under tight deadlines and manage and oversee multiple projects/deadlines simultaneously.

Demonstrated ability to take initiative work independently and as part of a team.

Strong written oral and interpersonal communication and documentation skills.

Highly selfmotivated and directed with keen attention to detail.

Ability to provide service in both official languages is an asset.

Ability to handle sensitive information in a professional and confidential manner.

Positive enthusiastic and energetic team player.

Ability to work in a fastpaced highpressure environment.

Commitment

Travel approximately four to six times per year for the purposes of executing meetings and events.

Ability to work overtime as required in order to meet the fluctuating needs in a timely manner.

Compensation

The salary range for this position is between $49268 $61585 with benefits package.

Health Benefits: Drug medical vision and dental coverage.

Timeline

We sincerely thank all applicants for their interest. However we will only contact those under consideration. Applications accepted on or before 6:00pm Monday May 5 2025. If you have anyquestionsplease forward them to. Please Indicate Event Coordinator Registration & Competition Services in your cover letter.

Skate Canada is committed to ensuring our recruitment and selection processes and work environment are inclusive and barrierfree. At Skate Canada we celebrate the diversity of all employees and believe that having a team of individuals with different backgrounds views experiences and capabilities working together makes us stronger and better as an organization.

Coordonnateur/coordonnatrice dvnements Inscriptions et services aux comptitions

Qui nous sommes

Organisme sans but lucratif Patinage Canada est le plus ancien et le plus important organisme de patinage artistique au monde reconnu par le gouvernement du Canada et le Comit olympique canadien (COC) comme organisme directeur du sport du patinage artistique au Canada.

Nos gens faonnent notre succs

Patinage Canada nous ne nous limitons pas au patinage nous crons une communaut dynamique et inclusive laquelle chaque personne a le sentiment dappartenir et qui lui permet de spanouir. En tant quemployeur souscrivant au principe de lgalit daccs lemploi nous clbrons la diversit et invitons chaleureusement tous les candidats qualifis nous accompagner dans notre parcours.

Aperu du poste

Relevant du ou de la responsable du transport et de lhbergement aux vnements le coordonnateur ou la coordonnatrice dvnements Inscriptions et services aux comptitions sera responsable du programme et des activits dinscription pour tous les vnements quaccueille Patinage Canada chaque anne. Le ou la titulaire du poste appuiera linscription et la production des accrditations des patineurs des entraneurs des officiels et des bnvoles ainsi que divers autres aspects du droulement de ces vnements y compris une formation polyvalente pour sacquitter des responsabilits dautres membres des quipes aux vnements. De plus le coordonnateur ou la coordonnatrice dvnements assurera la coordination et prtera assistance en vue de llaboration de matriel de formation associ lutilisation et la maintenance des systmes de notation utiliss lors des vnements.

Lieu de travail

Ce poste sera situ au bureau de Patinage Canada Ottawa en Ontario au 1200boulevard SaintLaurent bureau 261. Nous offrons un modle de travail hybride selon lequel au moins trois jours de travail au bureau sont exigs.

Principales responsabilits

Procder linscription aux vnements de Patinage Canada y compris linscription des participants laccrditation et les programmes prvus pour les vnements nationaux et internationaux.

Grer le systme dinscription en ligne pour tous les vnements internationaux et nationaux accueillis par Patinage Canada.

Percevoir les frais dinscription et en assurer le rapprochement pour les vnements nationaux et internationaux de Patinage Canada tout en collaborant avec le Service des finances.

Agir titre de principal contact avec les fdrations internationales les sections de Patinage Canada et les adhrents en ce qui concerne les chances des inscriptions et des renseignements pour les vnements accueillis par Patinage Canada.

Grer les botes de rception des vnements y compris la rponse aux demandes particulires lvnement le suivi et lorganisation des botes de rception et des dossiers ainsi que le triage pour les racheminer au besoin.

Excuter la planification des communications pour tous les renseignements lis aux vnements y compris la rdaction lexamen et la modification des processus dinscription des annonces et des trousses dinformation ainsi que les renseignements pralables lvnement pour tous les participants.

En ce qui concerne les vnements internationaux accueillis par Patinage Canada entreprendre le processus de planification des invitations officielles des voyages et de lhbergement.

Pour les vnements nationaux de Patinage Canada fournir un soutien au Service de haute performance relativement aux invitations aux voyages et lhbergement des officiels.

Rdiger aprs lvnement une rcapitulation de linscription et de laccrditation.

Coordonner llaboration et la mise en uvre des programmes de formation des spcialistes des donnes de Patinage Canada et apporter son aide cet gard en ce qui concerne notamment la cration et la rvision des ressources et du matriel ducatif qui appuient lutilisation des systmes de notation approuvs de Patinage Canada.

Coordonner llaboration et le maintien des exigences de certification pour les spcialistes des donnes et prter assistance ce sujet.

Coordonner llaboration des communications lies la formation et la certification des spcialistes des donnes et apporter son aide ce titre.

Aider les sections de Patinage Canada en ce qui concerne les questions lies la formation et la certification des spcialistes des donnes.

Coordonner laffectation des spcialistes des donnes aux vnements nationaux et apporter son aide cet gard.

Effectuer linscription pour les vnements de Patinage Canada y compris linscription des participants laccrditation et les programmes prvus pour les vnements nationaux et internationaux.

Grer le systme dinscription en ligne pour tous les vnements internationaux et nationaux quaccueille Patinage Canada.

Aider tous les aspects de la planification et de lexcution tout particulirement en ce qui concerne les services au site y compris la configuration des salles lInternet la signalisation le mobilier et le dcor de lvnement ainsi que lquipement et les stocks pour les vnements de Patinage Canada.

Accomplir dautres tches exiges par le gestionnaire et/ou le directeur principal Services aux vnements et de production pour les vnements.

Qualification exprience et principales comptences

Une formation en patinage artistique ou une connaissance approfondie du sport est fortement recommande.

Diplme dtudes postsecondaires en administration marketing gestion du sport affaires ou antcdents scolaires semblables.

Comptences avances en MS Office (Outlook Word Excel et PowerPoint).

Exprience de travail avec un logiciel de montage vido tel que Clipchamp ou similaire.

Excellentes aptitudes organisationnelles et capacit de travailler avec prcision dans des dlais serrs et de grer et de superviser simultanment de multiples projets et chances.

Capacit dmontre de faire preuve dinitiative et de travailler de faon indpendante et en quipe.

Forte aptitude communiquer oralement et par crit en communications interpersonnelles et en documentation.

Personne trs motive et dtermine avec un vif souci du dtail.

La capacit doffrir des services dans les deux langues officielles reprsente un atout.

Capacit de soccuper de renseignements dlicats de faon professionnelle et confidentielle.

Personne positive enthousiaste et nergique ayant lesprit dquipe.

Capacit de travailler dans un milieu stressant o les activits se droulent un rythme rapide.

Engagement

Voyages de quatre six fois par anne pour le droulement de runions et dvnements.

Capacit de faire des heures supplmentaires au besoin afin de rpondre aux besoins changeants en temps opportun.

Rmunration

Lchelle salariale pour ce poste se situe entre 49268$ et 61585$ avec un ensemble davantages sociaux.

Avantages mdicaux: mdicaments soins mdicaux soins de la vue et soins dentaires.

chancier

Nous remercions sincrement tous les candidats de leur intrt. Toutefois nous ne contacterons que les personnes prises en considration. Les demandes seront acceptes au plus tard le 5 mai 2025 18 h. Si vous avez des questions veuillez les faire parvenir . Veuillez inscrire Coordonnateur/coordonnatrice dvnements Inscriptions et services aux comptitions dans votre lettre daccompagnement.

Patinage Canada sengage sassurer que ses processus de recrutement et de slection et son environnement de travail sont inclusifs et exempts dobstacles. Chez Patinage Canada nous clbrons la diversit de tous les employs et croyons que de compter une quipe compose de personnes ayant divers antcdents points de vue expriences et capacits qui travaillent ensemble rend notre organisation plus forte et meilleure.

* Le prsent avis vise pourvoir un poste actuellement vacant.