Agence pour lnergie nuclaire - Responsable administratif-ve du Bureau du Directeur gnral de lAEN
Agence pour lnergie nuclaire - Responsable administratif-ve du Bureau du Directeur gnral de lAEN
Posted on :
26-03-2025
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Job Description
Responsabilits principales
Soutien stratgique au Directeur gnral
- En coordination avec le personnel de direction apporter des rponses immdiates aux demandes du Directeur gnral et dautres parties prenantes : si ncessaire produire des contributions crites (notes dinformation prsentations mmorandums et rapports). En interne assurer la liaison avec le Bureau de la stratgie et de la coordination et avec le Bureau charg de la gestion des ressources pour garantir la communication interne en temps voulu autour des modifications apportes aux procdures et processus et/ou la gestion interne.
- Contribuer la planification et lorganisation gnrales des runions et des missions lies aux activits du Bureau du Directeur gnral en y participant le cas chant ; assurer la liaison avec les partenaires externes concerns et ses homologues au sein de lOrganisation selon quil convient ; au besoin aider la haute direction coordonner et mettre en uvre les mesures proposes.
- Coordonner les activits du Bureau du Directeur gnral pour en assurer le bon fonctionnement. Prendre linitiative de donner suite des questions quil nest pas indispensable de soumettre directement lattention du Directeur ou des membres de la haute direction.
- valuer et runir les documents de rfrence ncessaires pour la prise de dcisions et les runions quotidiennes.
- Assister le Directeur gnral dans toutes les activits de communication en rdigeant des mmorandums rapports et notes (dans les deux langues officielles de lOrganisation) ou en relisant ceux rdigs par le Directeur gnral conformment aux instructions donnes.
- Prter son concours dans les dossiers sensibles et confidentiels qui concernent le personnel par exemple en organisant les jurys de recrutement et en en rdigeant les comptes rendus.
- Rester au fait des activits en cours lAEN et dans lOrganisation en gnral veiller ce que le Directeur gnral soit dment inform de lemploi du temps des cheffes de division (vnements absences activits importantes) et donner suite aux demandes du Directeur gnral auprs des cheffes de division concerns et du personnel interne.
- En labsence du Directeur gnral traiter les questions urgentes et importantes conformment aux instructions.
Gestion et coordination du Bureau
- Assurer la gestion matricielle des assistantes et secrtaires de lAEN encadrer et accompagner le personnel dbutant notamment veiller ce que les divisions disposent des effectifs requis lorsque des assistantes ne sont pas disponibles ou que lAgence a programm un important vnement au niveau horizontal.
- Recueillir les demandes adresses par les cheffes de division au Directeur gnral.
- Coordonner lchelle de lensemble de lAEN la planification et lorganisation des runions du personnel et autres vnements internes.
- tre responsable de la diffusion des communications internes manant du Directeur gnral ou de son bureau.
- Proposer des amliorations apporter aux flux administratifs et assurer la liaison avec les assistantes de lAEN pour rgler en amont les problmes ventuels.
- Rendre rgulirement compte au Directeur gnral des activits des divisions de lAEN qui ont trait lorganisation de confrences et de runions.
- Assurer la gestion directe du personnel travaillant au cabinet du Directeur gnral.
Autres tches
- Contribuer la planification et aux prparatifs des missions ; au besoin assurer la liaison avec les autorits du pays hte les correspondants concerns et les prestataires de services locaux. Contribuer la bonne gestion de tous les aspects protocolaires lis la participation de responsables publics haut niveau y compris les ministres et les chefs dtat.
- tre responsable de lappui apport la planification des missions stratgiques de lAEN. Effectuer un premier tri des demandes de mission et prsenter au Directeur gnral des comptes rendus sur les activits menes dans le cadre de ces missions.
- Veiller lexistence des procdures adquates pour assurer la continuit de lactivit de lAEN en cas dvnement imprvu.
Qualifications :
Profil idal
Formation et exprience professionnelle
- Diplme universitaire ou exprience quivalente dans le domaine des sciences politiques de la gestion ou de ladministration ou dans des domaines connexes.
- Trois ans minimum dexprience pertinente acquise au sein dune administration nationale ou internationale au sein dune administration publique ou dans le secteur public.
- Une bonne connaissance des activits et processus de coordination et de gestion de prfrence acquise par lexprience professionnelle serait un avantage.
- Bonne connaissance gnrale de la structure et des activits de lOrganisation et trs bonne connaissance des procdures et rgles administratives de lOrganisation ou aptitude les assimiler rapidement.
- Exprience de la direction sans supervision directe et de lencadrement de personnel dbutant.
Communication et langues
- Parfaite matrise dune des deux langues officielles de lOCDE (le franais et langlais) et connaissance de lautre langue ou disposition lapprendre.
Informations supplmentaires :
Comptences cls
- Les membres du personnel de lOCDE sont censs faire preuve dun comportement conforme aux six comptences cls qui seront values dans le cadre de la procdure de recrutement organise au titre de la prsente offre demploi : Vision et stratgie (niveau 1 ; Renforcement des capacits des personnes (niveau 2 ; thique et intgrit (niveau 1 ; Collaboration et horizontalit (niveau 2 ; Obtention de rsultats (niveau 2 ; Innovation et acceptation du changement (niveau 2.
- Il existe trois niveaux possibles par comptence le niveau requis pour chaque comptence tant dtermin en fonction des besoins propres chaque fonction et du grade correspondant.
- Pour en savoir plus sur les dfinitions des niveaux de matrise 1 3 associs chaque comptence veuillez vous rfrer au Cadre de comptences cls de lOCDE.
Dure du contrat
- Engagement de dure indtermine.
- Selon lexprience salaire mensuel de base partir de 5 786 EUR plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle exonrs dimpt sur le revenu en France.
- Cliquez ici pour consulter les Statut rglement et instructions applicables aux agents de lOrganisation. Veuillez noter que toute personne nomme agente compter du 1er juillet 2025 sera engage conformment aux nouvelles modalits contractuelles de lOCDE.
- Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
- Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien des agents.
- Veuillez noter que la personne retenue pourra tre engage un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle.
- La prsente offre demploi pourrait servir la constitution dun vivier de candidates juges aptes exercer des fonctions comparables dans le cadre dun engagement de dure indtermine ou dtermine.
Date de clture
Ce poste vacant doit tre pourvu dans les plus brefs dlais et les candidatures doivent nous parvenir au plus tard 23h59 heure de Paris le 15 avril 2025.
Processus de slection
Pour les candidats retenus des preuves crites/entretiens enregistrs sur vido sont prvus fin avril 2025 et des entretiens avec un jury sont prvus pour la mimai 2025.
Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun des pays Membres de lAEN ou de lOCDE indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel. Nos procdures de slection sont fondes sur le mrite ; nous nous efforons damliorer la diversit au sein de lOrganisation du point de vue de la nationalit et du genre tout en organisant des processus de slection quitables et transparents fonds sur la mise en concurrence des candidatures.
LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.
Remote Work :
No
Employment Type :
Fulltime
Employment Type
Full-time
Key Skills
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