Assistante de direction vnementiel et Tourisme CDD 7 Mois

Lassistante de direction administrative et financire sera responsable de la coordination administrative et financire au sein de lagence incluant la gestion des tches administratives financires et le soutien aux projets vnementiels et tourisme.

Tasks

Gestion administrative :

• Accueille des visiteurs rpondre aux appels tlphoniques
• Traite la correspondance les emails et les documents confidentiels envoi des documents par la poste
• Gre les fournitures de bureau et passe des commandes en fonction des besoins
• Gestion des prestataires pour le sige suivi de la qualit du planning de la facturation
• Assiste la direction dans lorganisation de ses dplacements. Rservation Billets htels visas collecte des notes de frais

Service Administratif : Lassistante de direction

Gestion financire :

• Assure le suivi des dpenses et des budgets de lagence. Garant de la bonne tenue du tableau de trsorerie reporting mensuel.
• Gestion de la facturation fournisseurs et clients : Suivi relances paiements
• Gestion des fluxs bancaires et relation avec la banque
• Collabore avec le service comptable pour le suivi des oprations financires la prparation des rapports financiers et le respect des dlais
• Rceptionne Tips responsable de la caisse et de la tenue des tableaux de bord

Communication et coordination :

• Facilite la communication entre les diffrents dpartements de lagence et assurer un flux dinformation efficace.
• Collabore avec le personnel interne pour mettre jour les procdures administratives et proposer des amliorations.
• Gre lachat dobjet promotionnel

Gestion du personnel :

• Recrutement : diffusion des annonces et Entretiens
• labore les contrats
• Prparation des lments constitutifs des fiches de paye
• Commande et distribue les tickets restaurants gre les relations avec la mutuelle
• Suivi des dossiers des salaris
• Suivi du planning des congs des absences
• Rfrent pour toutes les questions des salaris
• Met jour les tableaux de bords sociaux

Soutien aux oprations tours et vnementielles :

• Assiste les chefs de projet dans la coordination et la logistique des vnements et tours
• Participe lorganisation dvnements spciaux en interne tels que des runions dquipe et des clbrations
• Gre le stock matriel de la partie vnementielle

Requirements

Comptences techniques :

• Matrise des outils bureautiques (Word Excel PowerPoint Outlook)
• Suivi budgtaire gestion de la trsorerie facturation fournisseurs/clients relation bancaire
• Planification et coordination des vnements et des activits touristiques
• Gestion logistique et suivi des prestataires
• Recrutement laboration de contrats gestion des paies et des avantages sociaux

Comptences organisationnelles :

• Excellentes capacits dorganisation et de gestion des priorits
• Rigueur et sens de lanticipation pour assurer le bon droulement des oprations
• Aptitude travailler en mode projet avec diffrents interlocuteurs

Comptences relationnelles :

• Trs bonnes qualits de communication crite et orale
• Discrtion et confidentialit dans le traitement des informations sensibles
• Esprit dquipe et capacit faciliter les changes interdpartementaux

Comptences linguistiques :

• Matrise avance de langlais parl et crit (niveau C1
• Capacit traduire et adapter les communications en anglais
• Aptitude suivre et participer des runions et ngociations en anglais

Comptences interculturelles :

• Sensibilit aux diffrences culturelles et capacit dadaptation
• Connaissance des pratiques et des attentes des clients/partenaires internationaux
• Savoirfaire dans la gestion des situations interculturelles complexes

Qualits personnelles :

• Adaptabilit et ractivit face aux imprvus
• Autonomie et prise dinitiatives dans ses domaines de responsabilit
• Orientation client et sens du service pour assurer la satisfaction des clients

Benefits

Tickets restaurant

Mutuel

50 transport