Adjointe excutifve Bureau du Directeur fondateur Executive
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Job Description
SEE ENGLISH VERSION BELOW
Identification de lemploi
- Titre de lemploi : Adjoint.e excutif.ve Bureau du Directeur fondateur
- Division: Bureau du Directeur fondateur
- Suprieur immdiat : Directeur fondateur mrite
- Statut: Contractuel 2ans temps plein 35h/sem. (remplacement de cong maternit)
- Dure de laffichage: 30 janvier au 23 fvrier 2024
- Entre en poste : Le plus tt possible
Sommaire de lemploi
LAdjoint.e excutif.ve est le point central de coordination pour le Directeur fondateur garantissant le bon droulement de ses engagements professionnels et personnels. Ce rle implique la gestion des agendas des communications et des fonctions administratives tout en collaborant avec les quipes internes et les contacts externes. En tant que lien de confiance du Directeur fondateur lAdjoint.e excutif.ve joue un rle cl dans le soutien de ses tches quotidiennes la supervision de projets importants et le maintien dun environnement de bureau organis et efficace.
Principales responsabilits de lemploi
Gestion de lagenda et des activits quotidiennes
- Coordonner lemploi du temps quotidien du Directeur fondateur y compris les runions vnements et chances.
- Prparer et distribuer la documentation des runions assurer le suivi des points lordre du jour et communiquer les mises jour de lagenda.
- Filtrer et grer les appels et les courriels hirarchiser les demandes et rsumer les correspondances cls.
- Organiser les dplacements y compris les rservations et les itinraires.
- Coordonner avec des organisations et institutions externes la participation du Directeur fondateur des vnements spciaux tels que des crmonies de remise de prix des engagements mdiatiques les confrences et les runions annuelles.
Tches administratives
- Prparer et rdiger de la correspondance en franais et en anglais de haut niveau y compris des courriels des lettres des rapports et des biographies.
- Superviser la coordination des conseils dadministration auxquels sige le Directeur fondateur (p. ex. CCA FIM Table des Grands Jardins et Fondation Arthur Erickson).
- Collaborer lorganisation des systmes de classement pour la correspondance les documents de projet et les communications.
- Traiter les factures les remboursements les rclamations dassurance et les rapports de dpenses.
- Grer les demandes mdiatiques et dentrevues et coordonner les activits lies la presse au besoin.
Projets Spciaux et Assistance Personnelle
- Suivre et grer les demandes de dons les renouvellements dabonnements et les activits de suivi.
- Organiser les remerciements personnels et professionnels y compris les cartes et cadeaux des dates importantes du Directeur fondateur (ex. tenir jour une liste des anniversaires et des vnements marquants et faire le suivi des livres envoys aux amis et collgues) lui rappeler ces dates et envoyer des cartes et cadeaux selon ses instructions.
- Soutenir des projets spciaux tels que la rdaction de lettres de recommandation ou des initiatives lies au patrimoine ainsi que leur traduction si ncessaire.
- Coordonner avec lAssistante Projet spcial au Bureau du Directeur fondateur ainsi quavec son Archiviste Traitement des archives et lquipe de communication pour sa prochaine publication How Does Your City Grow.
ENGLISH VERSION
Job identification
- Job title: Executive Assistant Office of the Founding Director
- Division: Office of Founding Director
- Supervisor: Founding Director Emeritus
- Status: Contract 2years fulltime 35h/sem. (maternity leave replacement)
- Posting period: 30 January to 23 February 2025
- Job entry: ASAP
Job summary/Purpose of the job
The Executive Assistant serves as the central point of coordination for the Founding Director ensuring the seamless operation of her professional and personal commitments. This role involves managing schedules communications and administrative functions while collaborating with internal teams and external contacts. As the trusted liaison for the Founding Director the Executive Assistant plays a key role in supporting daytoday tasks overseeing key projects and maintaining an organized and efficient office environment.
Key responsibilities
Schedule and Activity Management
- Coordinate the Founding Directors daily schedule including meetings events and deadlines.
- Prepare and distribute meeting documentation follow up on agenda items and communicate schedule updates.
- Screen and manage calls and emails prioritize requests and summarize key correspondence.
- Arrange travel plans including bookings and itineraries.
- Coordinate with external organizations and institutions regarding the Founding Directors participation in special events such as award ceremonies media engagements conferences and annual meetings.
Administrative Support
- Prepare and draft correspondence with a high level of French and English including emails letters reports and biographies.
- Oversee coordination board memberships that the Founding Director sits on (e.g. CCA FIM Table des Grands Jardins and Authur Erickson Foundation).
- Collaborate in the organization of filing systems for correspondence project documents and communications.
- Process invoices reimbursements insurance claims and expense reports.
- Manage media and interview requests and coordinate pressrelated activities as needed.
Special Projects and Personal Assistance
- Track and manage donation requests subscription renewals and followup activities.
- Organize personal and professional acknowledgments including cards and gifts for key dates (e.g. maintain a list of birthdays and anniversaries and keep track of books sent to friends and colleagues) for the Founding Director provide reminders and send cards and gifts as instructed.
- Support special projects such as drafting recommendation letters or heritagerelated initiatives including translation when necessary.
- Coordinate with the Founding Directors Assistant Special Project: her Processing Archivist and the reach team for her forthcoming publication How Does Your City Grow
Qualifications :
Qualifications requises pour lemploi
- Niveau de scolarit : tudes de niveau baccalaurat en gestion de bureau droit communication administration ou dans un domaine pertinent (un diplme de deuxime cycle est un atout).
- Nombre dannes dexprience pertinentes requises : Un minimum de 3 ans dans un poste de soutien administratif
- Bilingue matrise du franais et de langlais avec une prfrence pour le franais loral comme lcrit).
- Excellentes comptences organisationnelles et en gestion du temps avec la capacit de prioriser efficacement les tches.
- Matrise avance des logiciels de bureau (Word Excel Outlook et autres programmes de la suite Office) ; la familiarit avec les applications de gestion de projets et les applications web.
- Discrtion et professionnalisme dans la gestion des affaires confidentielles et sensibles.
- Attention aux dtails dans la prparation des documents le classement la communication et larchivage.
- Curiosit dbrouillardise et autonomie.
ENGLISH
- Bachelar level studies in office management law communication administration or a relevant field (an Masters degree is an asset).
- A minimum of 3 years in an administrative support role.
- Bilingual proficiency in French and English with an emphasis on French (both spoken and written).
- Strong organizational and time management skills with the ability to prioritize tasks effectively.
- Advanced proficiency in office software (Word Excel Outlook and other Office Suite programs); familiarity with project management and web applications.
- Discretion and professionalism in handling confidential and sensitive matters.
- Attention to detail in document preparation filing communication and archiving.
- Curiosity resourcefulness and autonomy.
Informations complmentaires :
Vous profiterez des avantages suivants
- La conciliation travailvie personnelle avec possibilit de tltravail partiel
- Horaire 35h/semaine et politiques dheures flexibles
- 4 semaines de vacances ds la premire anne
- Quantit gnreuse de jours de cong de maladie de congs personnels et de jours de congs du CCA
- Assurances collectives programme daide aux employs et rgime de retraite disponibles
- Accs aux expositions du CCA et rabais sur ses publications et la librairie
Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de prsentation) au plus tard le 23 fvrier 2025 lattention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien dArchitecture. Seuls les candidats retenus seront contacts.
Le CCA a une politique dquit en matire demploi et encourage la diversit. Le CCA invite toute personne possdant les comptences mentionnes dans laffichage de poste soumettre leur candidature. Lutilisation du genre masculin na pour but que dallger le texte et comprend tous les genres.
Pour connatre toutes les opportunits demploi au CCA visitez notre site web: www.cca.qc
You will enjoy the following benefits:
- Worklife balance with the possibility of partial telework
- 35 hours/week schedule and flexible hours policy
- 4 weeks of vacation after the first year
- Generous amount of sick days personal days and CCA days
- Group insurance employee assistance program and pension plan available
- Access to CCA exhibitions and discounts on CCA publications and at the bookstore
Please submit your application (resume and cover letter) to the attention of the People and Culture division of the Canadian Centre for Architecture 1920 rue Baile Montreal (Quebec) H3H 2S6. The application deadline is 23 February 2025. Only successful applicants will be contacted.
The CCA has an employment equity policy and encourages diversity. The CCA invites applications from anyone with the qualifications listed in the job posting.
To find out about all the employment opportunities at the CCA visit our website: www.cca.qc
Remote Work :
Yes
Employment Type :
Contract
Employment Type
Remote
