Implementatietrekker beheeracceptatieproces

De opdrachtomschrijving

detachering

Opdrachtomschrijving
Binnen directie Verkeer en Openbare Ruimte (V&OR) is Stedelijk Beheer als gedelegeerd Asset Owner en Asset Manager van de assets in de Openbare Ruimte van Gemeente Amsterdam bezig om het assetmanagement verder te professionaliseren. Dit doet zij met behulp van diverse initiatieven waaronder het initiatief Verbetering BeheerAcceptatieProces (BAP). Dit initiatief focust zich op het verbeteren van het BAP als een van de belangrijkste processen van het assetmanagementsysteem. Dit proces heeft als doelstelling om te borgen dat projecten die een aanpassing van de assets in de openbare ruimte moeten realiseren uiteindelijk goed en binnen budget beheerbare assets overdragen aan Stedelijke Beheer. Om deze doelstelling te realiseren moeten niet alleen de assets voldoen aan de gestelde eisen en verwachtingen van Stedelijk Beheer maar ook de informatievoorziening. Het BAP is een proces waarin Stedelijk Beheer moet samenwerken met diverse andere directies en afdelingen om de doelstelling van beheerbare assets te realiseren. Hieronder vallen Grond en Ontwikkeling (G&O) het Projectmanagementbureau (PMB) het Ingenieursbureau Amsterdam (IB) en Ruimte en Duurzaamheid (R&D).

Om deze verbetering te realiseren is er een projectteam BAP samengesteld binnen Team Openbare Ruimte & Gebieden; n van de afdelingen van Stedelijk Beheer. Dit projectteam is verantwoordelijk voor de ontwikkeling validatie goedkeuring vrijgave en implementatie van de verbeteringen van het BAP. Deze verbeteringen raken onder andere de taken en verantwoordelijkheden van alle in het BAP betrokken rollen de producten en templates die benodigde zijn bij het doorlopen van het BAP het ondersteunen van de werkwijze met automatisering en het organiseren van een aantal randvoorwaarden. Voor de randvoorwaarden valt bijvoorbeeld te denken aan een integraal programma van eisen dat bij de start van een project meegegeven kan worden door Stedelijk Beheer. Dit gebeurt allemaal in nauwe samenwerking met de beheerorganisatie die uiteindelijk conform de verbeterde werkwijze moet gaan werken. Deze beheerorganisatie betreft de assetteams van Stedelijk Beheer te weten Civiele Constructies (CC) Groen Wegen en Water (GWW) en Licht. Onderdeel van de opdracht van het projectteam BAP is om de verbeteringen vast te leggen in het assetmanagementsysteem. Dit assetmanagementsysteem bestaat uit een procesmodel waarin alle assetmanagement processen van Stedelijk Beheer uitgewerkt vastgelegd en aan de medewerker beschikbaar gesteld zijn.

Een ander belangrijk onderdeel van de opdracht van het projectteam BAP is het implementeren van de verbeteringen bij alle bij het BAP betrokken medewerkers. Daarom zoeken wij een sociaal sterke implementatietrekker die onderdeel wordt van het projectteam met kennis van assetmanagement en verandermanagement voor 3236 uur per week voor een periode van minimaal 12 maanden. Het is een specifieke rol want als implementatietrekker ben je de trekker en aanspreekpunt van het implementeren van alle verbeteringen die voortkomen uit de opdracht van het projectteam. Met het implementeren van de verbeterde werkwijze producten templates en automatisering draag je bij aan het versterken van het beheerperspectief in projecten daarmee aan het verder inrichten van de assetmanagementorganisatie. Op basis van de lessen die je trekt uit de implementatie stuur je bij om de implementatiedoelstelling te behalen en denk je mee in het projectteam BAP.

De implementatietrekker werkt in en wordt onderdeel van het Projectteam BAP. Het programmateam bestaat verder uit procestrekker BAP een bedrijfsarchitect en een procesarchitect procesmodelleurs en procesbegeleiders en diverse vertegenwoordigers vanuit de ketenpartners. De werkzaamheden van het projectteam BAP worden gecordineerd door de procestrekker BAP. Het projectteam BAP rapporteert aan een gedelegeerd opdrachtgever vanuit het MT Stedelijk Beheer en stuurt waar nodig bij. De belangrijkste stakeholders zijn: Stadswerken Grond en Ontwikkeling (G&O) het Projectmanagementbureau (PMB) het Ingenieursbureau Amsterdam (IB) en Ruimte en Duurzaamheid (R&D).

Werkzaamheden
1. Het implementeren van het verbeterde Beheeracceptatieproces bestaande uit de volgende fasering:

• Aanmelding Projecten melden zich aan bij het Beheerloket Stedelijk beheer registreert en beoordeelt de aanmelding;
• Routering Het beheerteam dat samen het beheerperspectief richting het project moet borgen wordt samengesteld en genformeerd;
• Opstart Het beheerteam en het project stemmen eisen en verwachtingen af;
• Ontwerp Het beheerteam beoordeelt en valideert het ontwerpen in de verschillende ontwerpfasen en behartigt het beheerperspectief;
• Realisatie Het beheerteam beoordeelt en valideert de uitvoering en behartigt het beheerperspectief;
• Overdracht Het beheerteam beoordeelt het overdrachtsdossier zodat dit verwerkt kan worden in de beheersystemen;

Afronding Het beheerteam borgt verwerking van het overdrachtsdossier zodat het project ook administratief afgerond kan worden.

2. Het implementeren van de volgende templates en producten:

• Een integraal programma van eisen;
• De beheerkostentoets;
• De diverse templates.
  

3. Het implementeren van software die de werkwijze ondersteunt. Hier valt tenminste onder:

• Microsoft Teams (in het kader van BAP);
• De beheerloket applicatie;
• Mogelijke aanvullingen die in beeld komen naarmate het project verdere automatiseringsbehoefte in kaart brengt.

Bij het implementeren van werkwijze producten en/of templates lever je in elk geval de volgende producten op ter voorbereiding uitvoering en evaluatie van de implementatie:

• Implementatieplan(nen);
• Trainingsmateriaal en trainingsessies;
• Ondersteunend materiaal;
• Simulatie sessies;
• Vragensessies. Per implementatievraagstuk maak je dit specifiek gemaakt worden in een afgestemd implementatieplan.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters een bestuurs en concernstaf 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie Sociaal Stadbeheer Bedrijfsvoering Digitalisering Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein zoals sport jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op:

De opdrachtgever(s)
Verkeer en Openbare Ruimte zorgt voor de bereikbaarheid veiligheid en kwaliteit van de openbare ruimte van Amsterdam. We werken aan een stad die bereikbaar is op alle niveaus: internationaal nationaal regionaal stedelijk en lokaal. Verkeer en Openbare Ruimte is de eigenaar van het integrale stedelijk verkeer en vervoersysteem (behalve rail) regisseur van de mobiliteitsketen en namens het bestuur eigenaar van de stedelijke eigendommen.