Office Managerin (mwd)

Zur Verstärkung unseres 50-köpfigen Teams in Berlin-Moabit suchen wir ab sofort eine*n
Office Manager*in m/w/d (Teil- oder Vollzeit unbefristet).
Jonas und der Wolfentwickelt komplexe Webapplikationen und digitale Produkte für die Deutsche Bahn. Mehr über uns erfährst Du auf .

Als Office Manager*in (m/w/d) bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle in unserem Büro in Berlin Moabit. Du sorgst für reibungslose Abläufe im Büroalltag schaffst eine einladende Atmosphäre im Büro für Gäste und Mitarbeitende und sorgst für die richtige Ausstattung damit Mitarbeitende sich wohlfühlen und arbeiten können.

Du bist Teil des Menschen & die Kultur-Teams und arbeitest teilweise auch mit dem Infrastruktur-Team zusammen zum Beispiel wenn es um das On-/Offboarding von Mitarbeitenden oder die technische Büroausstattung geht.

Da der Fokus auf dem Büroalltag und den Mitarbeitenden liegt ist diese Position größtenteils vor Ort in unserem Büro in Berlin Moabit angesiedelt.

Aufgabenbereiche

• Office Management

  • Sicherstellung eines professionellen einladenden physischen Arbeitsumfelds

  • Steuerung des täglichen Bürobetriebes (Telefon Büroausstattung Bestellungen Postein- und ausgang)

• Teamassistenz

  • Zentrale*r Ansprechpartner*in für das Team Dienstleister*innen Gäste

  • Aufbau und Pflege von vertrauensvollen Arbeitsbeziehungen

• Organisation

  • Bestellungen von Arbeitsmaterialien Bürozubehör Snacks und Getränken

  • Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen (ggf. inklusive Catering-Bestellungen)

• Verwaltung

  • Dokumentation und Pflege interner Abläufe sowie relevanter Unterlagen

  • Verwaltung und Organisation des Inventars (z.B. Arbeitsgeräte Softwarelizenzen)

• Event Management

  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen und externen Firmenevents (z.B. Weihnachtsfeier)

• HR & Kultur

  • Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Unterlagenvernichtung Fluchtwege ergonomische Arbeitsplätze etc.)

  • Enge Zusammenarbeit mit Menschen & die Kultur-Kolleginnen um unsere Unternehmenskultur aktiv zu gestalten

• Vorbereitende Buchhaltung

  • Sammeln von Belegen und Übermittlung an die externe Buchhaltung (Erfahrungen mit DATEV Unternehmen Online von Vorteil)

  • Sammeln von Informationen für die externe Buchhaltung für die Erstellung des Jahresabschlusses

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung als Office Manager*in Team Assistenz oder vergleichbare Rollen

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise

• Hohe Serviceorientierung und Zuverlässigkeit

• Eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Maß an Eigeninitiative

• Erfahrungen in der Projektkoordination (z.B. Büroumzüge Veranstaltungen)

• Erfahrung im Umgang mit Dienstleister*innen

• Freundliches professionelles Auftreten und Teamfähigkeit

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine Rolle mit Eigenverantwortung Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit unsere Organisation aktiv mitzugestalten

• Je nach Erfahrungsniveau (Intermediate bis Advanced) liegt die Gehaltsspanne zwischen 32.100-46.100 brutto im Jahr

• Familienfreundliche Rahmenbedingungen: flexible Arbeitszeiten 30 Tage Urlaub (anteilig für Teilzeitbeschäftigungen) und zusätzliche Benefits wie Deutschlandticket und USC-Mitgliedschaft

• Regelmäßige Weiterbildungen interne Formate für Lernen und Austausch sowie Teamevents die ein gutes Miteinander stärken

• Ein Umfeld dem dein Wohlbefinden wichtig ist geprägt von konstruktiver Lernkultur Offenheit und gegenseitiger Unterstützung