Adjointe(e) administratif(ve) soutien à la direction et opérations administratives

LOpportunité:

La personne adjointe administrative offre un soutien complet en matière dadministration dexploitation et de gestion de bureau auprès de quatre membres de la direction dans un environnement de travail hybride.

Ce rôle joue un rôle clé dans loptimisation de lefficacité du leadership la coordination des réunions et des événements ainsi que dans la création dune expérience de travail positive structurée et bien organisée pour lensemble du personnel.

La personne recherchée fait preuve dun grand sens de lorganisation dinitiative et daisance à concilier le soutien à la direction avec des responsabilités élargies liées à la gestion du bureau et à lorganisation dévénements.

Votre impact:

Soutien au leadership et aux directeurs

• Fournir un soutien administratif quotidien à quatre directeurs notamment en coordonnant les calendriers en organisant les réunions et en préparant les déplacements.
• Coordonner les agendas de léquipe de direction et servir de point de contact central pour la planification des réunions de la direction et des cadres supérieurs
• Organiser et gérer les réunions de direction les revues de la direction et les réunions générales y compris les ordres du jour les documents les présentations et les communications
• Préparer soumettre et suivre les notes de frais et les documents administratifs connexes
• Assurer la liaison avec les assistants de direction et les partenaires administratifs de lensemble de lorganisation

Gestion du bureau et expérience des employés

• Soutenir lensemble des opérations du bureau dans un environnement hybride afin de garantir un espace de travail accueillant fonctionnel et bien entretenu
• Coordonner les fournisseurs et les services liés aux besoins du bureau y compris la nourriture et les collations le café leau et les fournitures
• Contribuer à un environnement de bureau bien conçu et fonctionnel en soutenant lachat de mobilier et la coordination des éléments visuels et de la décoration.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et superviser les achats selon les besoins
• Soutenir lengagement et le bien-être des employés en coordonnant les activités et les initiatives au sein du bureau

Événements et coordination interne

• Soutenir la planification et la logistique des événements internes tels que les réunions de direction les événements déquipe les séminaires les initiatives philanthropiques et les événements dentreprise
• Coordonner la logistique y compris le choix du lieu les réservations dhôtel la restauration les locations le matériel et les invitations aux réunions.
• Aider à la coordination des déplacements et à la prise de réservations pour les dirigeants et les équipes

Collaboration communication et initiatives spéciales

• Servir de ressource compétente et accessible au sein du bureau pour les questions opérationnelles et administratives
• Participer à des comités ou initiatives internes liés à la culture dentreprise à la conformité ou à lengagement des employés le cas échéant
• Soutenir les projets spéciaux et les initiatives interfonctionnelles selon les besoins
• Fait preuve dun état desprit de croissance en restant curieux et en apprenant continuellement en relevant les défis et en cherchant constamment à saméliorer.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but dalléger le texte.

Qualifications :

Ce Que Nous Recherchons:

Exigences :

• Expérience dans un poste administratif dassistance à la direction ou de gestion des opérations de bureau
• Capacité avérée à soutenir simultanément plusieurs cadres supérieurs
• Solides compétences en matière dorganisation et de gestion du temps avec un excellent souci du détail
• Capacité à communiquer clairement et de manière professionnelle à lécrit et à loral en français et en anglais
• Capacité à traiter les questions sensibles avec discrétion et professionnalisme
• Maîtrise de Microsoft Office et des outils de réunion virtuelle

Atouts :

• Expérience de travail dans un environnement hybride
• Expérience en coordination dévénements ou en gestion de bureau
• Capacité à travailler de manière autonome à anticiper les besoins et à sadapter à lévolution des priorités

Compétences clés:

• Fort sens des responsabilités et de lappropriation
• Adaptabilité et flexibilité
• Esprit orienté vers le service
• Capacité à collaborer et à établir des relations

Informations complémentaires :

Vous ne répondez pas à toutes les exigences
Chez Mattel nous sommes profondément engagés en faveur dun environnement de travail inclusif et dune culture du sentiment dappartenance. Si ce poste vous enthousiasme mais que votre expérience passée ne correspond pas parfaitement à toutes les qualifications mentionnées dans la description nous vous encourageons néanmoins à postuler. Vous pourriez être le candidat idéal pour ce poste ou pour dautres opportunités.

Notre façon de travailler :
Nous sommes une entreprise guidée par une mission : permettre aux générations dexplorer la magie de lenfance et datteindre leur plein potentiel. Nous incarnons cette mission à travers les comportements suivants :

 Nous collaborons : Faire partie de Mattel cest faire partie dune seule équipe partageant des valeurs communes et des objectifs collectifs. Chaque personne compte et le travail en étroite collaboration permet toujours dobtenir de meilleurs résultats. Le partenariat est notre méthode et nos compétences collectives sont notre super-pouvoir.

 Nous innovons : Chez Mattel nous cherchons en permanence de nouvelles et meilleures façons de créer des produits et des expériences innovants. Quel que soit votre rôle dans lorganisation vous pouvez faire la différence et avoir un impact réel. Nous accueillons favorablement les nouvelles idées et valorisons les initiatives qui remettent en question les modes de pensée traditionnels.

 Nous agissons : Nous sommes une entreprise orientée performance. Nous visons lexcellence et recherchons des résultats de premier ordre. Nous croyons en la responsabilité et en lappropriation des projets et savons que nos employés donnent le meilleur deux-mêmes lorsquils sont autonomes et habilités à créer et à produire des résultats.

Qui sommes-nous :
Mattel est un leader mondial du jouet et du divertissement familial et détient lun des portefeuilles de marques les plus emblématiques au monde. Nous engageons les consommateurs et les fans à travers nos franchises notamment Barbie Hot Wheels Fisher-Price American Girl Thomas & Friends UNO Masters of the Universe Matchbox Monster High MEGA et Polly Pocket ainsi que dautres licences populaires détenues ou exploitées en partenariat avec de grandes entreprises du divertissement.

Notre offre comprend des jouets du contenu des produits dérivés ainsi que des expériences numériques et immersives. Nos produits sont commercialisés en collaboration avec les principaux acteurs mondiaux du commerce de détail et du commerce électronique. Fondée en 1945 Mattel est fière dêtre un partenaire de confiance qui permet aux générations dexplorer la magie de lenfance et datteindre leur plein potentiel.

La culture dentreprise primée de Mattel a été reconnue par Forbes Fast Company Newsweek Great Place to Work TIME et bien dautres.

Découvrez nos opportunités sur  sur  est un employeur qui souscrit au principe de légalité des chances et encourage chacun à venir travailler en étant pleinement soi-même chaque jour. Nous accueillons toutes les personnes en recherche demploi et toutes les candidatures sont examinées sans distinction de race dorigine ethnique de couleur dorigine nationale de religion de sexe de genre didentité ou dexpression de genre dorientation sexuelle de statut de vétéran ou de vétéran protégé de handicap ou de tout autre critère protégé par les lois fédérales étatiques ou locales applicables.

Vidéos à découvrir :
 The Culture at Mattel

 Corporate Philanthropy

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time