Assistante
Assistante
Posted on :
26-04-2025
Employer Active
1 Vacancy
Job Alert
You will be updated with latest job alerts via emailValid email field required
Send jobs
Share
Send me jobs like this
Job Alert
You will be updated with latest job alerts via emailValid email field required
Send jobs
Job Description
Responsabilits principales
Administration gnrale
- Contribuer la planification gnrale des activits et au fonctionnement efficace de la division ou de lunit.
- Rdiger la correspondance et prparer des mmos des documents officiels et des rapports dans les deux langues officielles de lOrganisation en veillant lexactitude la cohrence et la bonne mise en forme.
- Prparer des contrats pour les prestataires de services intellectuels (contributeurs externes).
- Contrler les demandes dinformation et les briefings les diffuser le cas chant pour action et suivi en veillant ce que les dlais soient signals et respects.
- tablir et maintenir une gestion efficace des dossiers une recherche structure des documents et des systmes de gestion des flux de travail.
- Aider la prparation du matriel pour le site Internet en veillant ce que les informations soient rgulirement mises jour.
- Favoriser et maintenir de bonnes relations de travail au nom du bureau du directeur avec des hauts fonctionnaires de lOCDE des dlgations nationales des gouvernements des entreprises et dautres organisations internationales.
- Fournir une assistance et effectuer toute autre tche connexe en fonction de lvolution des besoins.
- Travailler en troite collaboration avec les autres membres du personnel de soutien de la direction.
Runions et missions
- Organiser et prparer les missions du personnel y compris lorganisation des voyages les documents et informations pertinents et contribuer la prparation des rapports de mission.
- Traiter les notes de frais et veiller au respect des mesures de suivi de lOrganisation en accordant une attention particulire aux rgles et procdures de lOrganisation.
- Participer lorganisation de runions officielles dateliers et de confrences Paris ltranger ainsi quen ligne. Cela comprend tous les aspects logistiques (invitations inscriptions documentation besoins audiovisuels vnements sociaux) et la fourniture dun soutien en matire de secrtariat pendant les runions.
- Organiser les runions de la division y compris les rservations de salles les dispositions logistiques et en assurer les actions de suivi.
Qualifications :
Profil du/de la candidat(e) idal(e)
Formation
- Un bon niveau dducation secondaire.
- Une formation en gestion de bureau ou en tant que secrtaire/assistant(e) serait un avantage.
Exprience professionnelle
- Exprience confirme en tant quassistant(e) de prfrence dans une organisation internationale.
- Excellente connaissance des rgles et procdures administratives de lOrganisation ou capacit avre dapprendre et dassimiler rapidement de nouvelles rgles et procdures.
- Exprience dans la mise jour du contenu des sites web serait un atout.
Outils
- Excellente connaissance et exprience de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint) et capacit apprendre rapidement la gamme standard de logiciels utiliss dans lOrganisation par exemple ONE Author ONE Members & Partners ONE communities ONE Secretariat SAP Missions SAP Invitations le systme de gestion des vnements le systme de gestion des rservations de confrences SRP et SRM.
Comptences cls
- Les membres du personnel de lOCDE sont censs faire preuve dun comportement conforme aux six comptences cls qui seront values dans le cadre de la procdure de recrutement organise au titre de la prsente offre demploi : Vision et stratgie (niveau 1 ; Renforcement des capacits des personnes (niveau 1 ; thique et intgrit (niveau 1 ; Collaboration et horizontalit (niveau 2 ; Obtention de rsultats (niveau 1 ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1.
- Il existe trois niveaux possibles par comptence le niveau requis pour chaque comptence tant dtermin en fonction des besoins propres chaque fonction et du grade correspondant.
- Pour en savoir plus sur les dfinitions des niveaux de comptence 1 3 associs chaque comptence veuillezvous rfrer au Cadre de comptences cls de lOCDE.
Langues
- Matrise de lune des deux langues officielles de lOCDE (anglais et franais) et connaissance de lautre avec la volont datteindre un bon niveau de travail.
- La connaissance dautres langues serait un atout.
Informations supplmentaires :
Date de clture
- Les fonctions dcrites cidessus seront pourvues ds que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 19 mai 2025 minuit (heure de Paris).
Dure du contrat
- Cette vacance de poste sera utilise pour pourvoir plusieurs postes. Le type dengagement sera dtermin en fonction des besoins de la Direction et sera confirm lors de loffre dengagement faite au candidat slectionn.
Ce quoffre lOCDE
- Selon lexprience salaire mensuel de base initial de 3809.51 EUR plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle la rmunration globale tant exonre dimpt sur le revenu en France.
- Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de lOCDE. Veuillez noter qu partir du 1er juillet 2025 tous les agents seront engags selon les nouvelles modalits contractuelles de lOCDE.
- Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
- Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien des agents.
- Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra tre engag(e) un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle.
- Votre candidature pourra tre retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes quivalents que ce soit dure dtermine ou indtermine.
Processus de slection
Pour les candidats retenus le processus de slection peut comprendre un entretien vido une valuation base sur le poste et des entretiens avec un panel.
Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel.
LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.
Remote Work :
No
Employment Type :
Fulltime
Employment Type
Full-time
Key Skills
Report This Job
Disclaimer: Drjobpro.com is only a platform that connects job seekers and employers. Applicants are advised to conduct their own independent research into the credentials of the prospective employer.We always make certain that our clients do not endorse any request for money payments, thus we advise against sharing any personal or bank-related information with any third party. If you suspect fraud or malpractice, please contact us via contact us page.
